Veel KMO’s stellen zich vandaag de vraag hoe ze kunnen overleven in het huidige economische klimaat. De kredietcrisis, het internet en een toenemende globalisering hebben de kaarten goed dooreengeschud. Vaak gaat de focus teveel uit naar het overleven en te weinig naar vernieuwing. Technologie wordt daarbij vaak over het hoofd gezien als middel om zich te onderscheiden van de concurrentie.
In de ICT monitor van Unizo (ICT bij de KMO: een stand van zaken anno 2011) lezen we bijvoorbeeld dat 84% van de Belgische KMO’s geen full time werknemer in dienst heeft die zich bezighoudt met de IT infrastructuur. Het merendeel van de KMO’s moet dus een beroep doen op externe dienstenleveranciers en maakt bovendien niet eens jaarlijks IT budget op. Slechts vier op de tien KMO’s geloven dat IT een bron van concurrentievoordeel is. Meer dan 60% zal enkel en alleen investeren in technologie als het tot een kostbesparing leidt of bijdraagt tot een stroomlijning van de kernactiviteiten. Diezelfde 60% moet wel toegeven dat IT eigenlijk een ver van hun bed show is dan ze weinig besef hebben hoe ze IT kunnen inzetten om tot betere bedrijfsresultaten te komen.
Investeren in IT loont en leidt tot een competitief voordeel
Investeringen in IT hebben een grotere impact op het bedrijfsresultaat dan investeringen in marketing of onderzoek en ontwikkeling (R&D). Dat is de opzienbarende conclusie van een groep Amerikaanse onderzoekers die 452 bedrijven hebben doorgelicht. Door de juiste IT initiatieven op te starten, kunnen bedrijven zich differentiëren ten opzichte van de concurrentie waardoor ze een duurzaam competitief voordeel hebben. Investeringen in technologie kunnen dus een grotere omzetgroei generen dan wat marketing of R&D kan realiseren. Dankzij IT kunnen bedrijven namelijk een nieuwe klantenpropositie aanbieden (denk aan mobiel bankieren), een vernieuwd business model uitrollen , alternatieve marketing- of verkoopkanalen opzetten (eCommerce) of de relatie met de klant verbeteren. Elke euro die ze per medewerker extra investeren in IT, doet de omzet met 12 euro stijgen! Hoewel de stelling voornamelijk opgaat voor bedrijven in de dienstensector, zien de onderzoekers ook positieve resultaten voor meer productiegerichte ondernemingen. Een belangrijke nuance is wel dat projecten gericht op bedrijfsgroei meer effect hebben dan kostenbesparende IT-initiatieven. Voor veel bedrijven is namelijk het vet al van de soep en valt er niet veel meer te besparen. Initiatieven gericht op het verlagen van de operationele kosten hebben op het einde van de rit dan ook minder impact op het bedrijfsresultaat want ze zijn ook makkelijker te imiteren door de concurrentie.
De keerzijde van de medaille
Dankzij IT kan je betere bedrijfsresultaten voorleggen maar als je het niet onder controle hebt, dan kan je ook zwaar verliezen. Zo zijn er studies die aantonen dat de 500 grootste bedrijven ter wereld, elk jaar zo’n 14 miljard dollar verliezen als gevolg van mislukte IT projecten. De belangrijkste oorzaak van de mislukking? Een gebrek aan focus en betrokkenheid van het management of de directie. Met andere woorden, een bedrijfsleider of CEO die zich niet verantwoordelijk voelt voor IT investeringen, hypothekeert in zekere zin de toekomst van het bedrijf.
In vier stappen naar optimale afstemming tussen bedrijfs- en IT-strategie
Sinds de jaren 90 houden tal van onderzoekers zich bezig met de vraag van 1 miljoen. Wat is de impact op het onderliggende bedrijfsresultaat als de investeringen in IT afgestemd worden op de bedrijfsdoelstellingen? In deze context wordt vaak gesproken over Business/IT alignment. Een echte Nederlandse vertaling voor alignment bestaat er niet. Uitlijning komt eigenlijk het dichtste in de buurt om het mechanisme te beschrijven waarbij bedrijfsdoelstellingen, operaties, IT infrastructuur en IT strategie op elkaar afgestemd worden. Denk hierbij aan een auto waar alle vier de wielen uitgelijnd moeten zijn om een optimale wegligging te garanderen.
Een cruciale voorwaarde bij het afstemmen van deze vier dimensies is het bepalen van een duidelijke bedrijfsstrategie. Zonder duidelijke bedrijfsdoelstellingen, houd je de wagen niet lang op de weg want je mist een wiel. Duidelijke bedrijfsdoelstellingen houden in dat de onderneming keuzes moet maken. Deze keuzes bepalen op hun beurt hoe je IT wil inzetten. Als een bedrijf zich bijvoorbeeld toelegt op het ontwikkelen van nieuwe producten en diensten om zijn marktaandeel te vergroten, dan loont het om in andere IT-systemen te investeren dan wanneer je bijvoorbeeld de kostprijs van het productieproces wil verlagen.
Een tweede stap bestaat erin om te onderzoeken in hoeverre bestaande IT systemen de operatie (kernactiviteiten) op een adequate manier ondersteunen. Dit vraagt een duidelijk inzicht in het bedrijfsmodel en USP’s van de onderneming. Een ERP systeem helpt bijvoorbeeld om logistiek, productie en distributie beter op elkaar af te stemmen en is dus belangrijk voor bedrijven die kosten-efficiënt willen werken. CRM wordt een cruciale bedrijfstoepassing wanneer je de klant beter wil bedienen en streeft naar een hogere klantenloyauteit (customer intimacy). Business Intelligence oplossingen helpen dan weer om de juiste beslissingen te treffen op het gebied van marketing en de verkoopresultaten op de voet te volgen.
IT systemen kunnen cruciale bedrijfsprocessen faciliteren of ernstig verstoren. Als je aan productiviteit moet inboeten omdat je ERP systeem onvoldoende inzicht biedt in de productieplanning, dan kan je gerust spreken van een serieuze bottleneck.
In een derde stap bekijk je waar het grootste deel van je IT investeringen naar toe gaan. De meeste bedrijven spenderen gemiddeld 80% van hun IT budget aan onderhoud van de IT infrastructuur en bedrijfscontinuïteit. Met de resterende 20% kan er dan met mondjesmaat vernieuwd worden. Als bedrijfsleider moet je jezelf de vraag stellen of deze investeringen wel voldoende vruchten afwerpen. Beperk investeringen in technologie die geen of weinig concurrentieel voordeel creëren. Denk hierbij aan voor de hand liggende toepassingen als dataopslag, email, telefonie of personeelsbeheer. Probeer de kosten te drukken en ga voor dit soort systemen op zoek naar een leverancier of een cloudoplossing waardoor je ruimte vrijmaakt voor IT investeringen die echt waarde creëren. Investeer het vrijgekomen kapitaal bijvoorbeeld in een webshop of CRM toepassingen waardoor je je kan differentiëren in de markt.
De laatste stap bestaat uit het opmaken van een IT plan en het vaststellen van een jaarlijks IT budget. Bekijk je IT budget als een investering en weeg kosten en baten af. Daarom is het belangrijk dat je voor elke investering in IT een business case maakt. Een business case biedt antwoord op de vraag wat de mogelijke opbrengsten en risico’s zijn en in welke mate de investering een positieve bijdrage kan leveren aan de bedrijfsstrategie. Kies voor IT investeringen die de bedrijfsdoelstellingen helpen realiseren en een competitief voordeel creëren. Focus je niet alleen op de initiatieven die kostenbesparend werken, want die zijn makkelijker te imiteren door de concurrentie en dragen minder bij de tot de groei van de onderneming.
Voor de meeste KMO’s is IT een onbekend terrein en missen ze de nodige (interne) competenties om technologie als een strategisch wapen in te zetten. Daarom werd er een traject ontwikkeld op maat van de KMO. Dit stelt de bedrijfsleiding in staat om een beter inzicht te krijgen in wat IT voor de onderneming kan betekenen. In het traject bekijken we niet alleen de IT-dimensie maar besteden we ook aandacht aan het operationele luik . Daarnaast wordt de KMO geholpen om de doelstellingen scherp te krijgen en de gewenste bedrijfsstrategie uit te stippelen. Op basis van de verschillende factoren, strategische profilering en een doorlichting van de IT-infrastructuur bepalen we samen met de bedrijfsleiding een IT-blueprint. Deze IT-blueprint geeft aan welke IT-investeringen een toegevoegde waarde voor het bedrijf creëren en waar de focus van het management moet liggen (IT governance). Deze focus vertaalt zich in een strakkere aansturing van IT en meer betrokkenheid van het management. Denk aan de auto, daar ga je toch ook regelmatig mee naar de garage voor een onderhoudsbeurt.
Eigenlijk is investeren in IT niet anders dan autorijden. Regelmatig de bandenspanning controleren, olie verversen, voldoende benzine in de tank en tijdig vervangen van de cruciale onderdelen zorgt voor een langere levensduur van de wagen. Besteed daarom voldoende energie en tijd aan technologie als je wil voorkomen dat je halverwege met pech komt te staan en ingehaald wordt door je concurrenten.